Organiser un événement en dehors des murs de son établissement de restauration – que ce soit un mariage chic, un séminaire d’entreprise ou une fête privée – est une formidable opportunité de développement.
Mais c’est aussi une entreprise complexe, où la clarté des engagements est primordiale. Un modèle de contrat extra restauration solide et bien pensé est la pierre angulaire de cette réussite. Bien plus qu’une simple formalité, il est le garant d’une collaboration fluide, d’attentes alignées et d’une prestation irréprochable. Ce guide complet, rédigé par des professionnels du secteur, vous dévoile tout ce que vous devez savoir pour créer, comprendre et utiliser un contrat efficace, protégeant à la fois le prestataire et le client.

Modèle de Contrat Extra-Restauration
Pourquoi un Contrat Spécifique pour l’Extra-Restauration est Indispensable
L’extra-restauration n’est pas une simple extension du service en salle. C’est un projet sur-mesure, avec ses propres défis : logistique mobile, gestion d’un lieu souvent non équipé, coordination avec d’autres prestataires, aléas climatiques pour les événements en plein air… Un contrat standard de restauration ne suffit pas.
Un contrat dédié à l’extra restauration permet de :
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Définir avec précision le cadre de la prestation (lieu, date, horaires, accès).
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Lister exhaustivement les services inclus (mobilier, vaisselle, personnel, type de service) et, tout aussi important, ceux qui sont exclus.
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Établir clairement les responsabilités de chaque partie en matière d’infrastructure, de sécurité et d’assurances.
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Anticiper et gérer les imprévus (annulation, force majeure, modification des effectifs).
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Sécuriser les aspects financiers (paiement, acompte, frais supplémentaires potentiels).
Sans cet outil, vous naviguez à vue. Les malentendus sont fréquents, sources de stress et de conflits le jour J, pouvant entacher la réputation du traiteur et l’expérience du client.
Les Clauses Essentielles de Tout Modèle de Contrat Extra-Restauration
Un contrat efficace est un contrat complet. Voici les sections non-négociables à intégrer dans votre document.
1. Identification des Parties et Objet du Contrat
Cette première partie semble basique mais est cruciale. Elle doit identifier sans ambiguïté :
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Le Prestataire (votre société de restauration) : raison sociale, SIRET, adresse, représentant légal.
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Le Client : nom, prénom (pour un particulier) ou raison sociale (pour une entreprise), adresse, contact.
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L’Objet : une description concise de la prestation. Exemple : « Contrat pour la prestation de service de traiteur et de personnel de service pour le cocktail et le dîner de mariage de M. et Mme [NOM], le [DATE]. »
2. Description Détaillée de la Prestation
C’est le cœur technique du contrat. La précision est reine.
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Le Lieu : Adresse exacte, accès pour le montage/démontage, restrictions éventuelles (ascenseur, escaliers).
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La Date et les Horaires : Heure de début et de fin précises de la prestation, incluant souvent une plage pour le montage en amont et le démontage en aval.
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Le Menu et les Boissons : Joignez en annexe le menu détaillé, validé et paraphé par les deux parties. Précisez les options choisies, les éventuels régimes spécifiques (allergies, végétarien). Pour les boissons, détaillez le forfait (vin, champagne, softs) ou le mode de facturation (au consommation).
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Le Service : Buffet froid, buffet chaud, assiette plate, food trucks ? Service à la française ou à l’anglaise ?
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Le Matériel Fourni : Liste exhaustive : tables, chaises, nappes, vaisselle (assiettes, verres, couverts), réchauds, matériel de découpe. Un tableau en annexe est idéal.
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Le Personnel : Nombre de serveurs, de barmen, de chefs de partie, de coordinateur. Précisez leurs horaires de présence et leurs tenues.
Citation d’un traiteur parisien expérimenté : « Le diable se cache dans les détails. Dans un contrat, “service de type cocktail” peut tout dire et son contraire. Préciser “8 serveurs pour 100 personnes avec présentation au plateau pendant 2h” évite toute déception. »
3. Conditions Financières et Modalités de Paiement
Une transparence absolue prévient les litiges.
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Devis détaillé : Le contrat reprend ou incorpore le devis. Celui-ci doit être décomposé (coût des mets, des boissons, location de matériel, coût du personnel, frais de déplacement, marges).
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Total TTC : Montant total toutes taxes comprises.
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Calendrier de paiement : Schéma classique et sécurisant :
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Acompte à la signature (généralement 30 à 50%). Cet acompte est souvent non-remboursable en cas d’annulation par le client, car il sert à bloquer la date et à lancer les achats.
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Solde à régler avant l’événement (par exemple, 7 jours avant) ou le jour même à la remise d’une caution.
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Caution : Pour la location de matériel de valeur (verres cristal, matériel audiovisuel), une caution remboursable peut être demandée.
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Frais supplémentaires potentiels : Prévoir une clause pour les dépassements d’horaire (taux horaire majoré pour le personnel), l’augmentation imprévue du nombre de convives, ou les consommations hors forfait.
Tableau Comparatif : Acompte vs. Caution
| Élément | Acompte | Caution |
|---|---|---|
| Nature | Paiement partiel du service. | Somme bloquée en garantie. |
| Montant | Pourcentage du total (30-50%). | Fixe, souvent basée sur la valeur du matériel. |
| Échéance | À la signature du contrat. | Avant l’événement ou le jour J. |
| Remboursement | Non, sauf annulation du prestataire. | Oui, après l’événement si matériel restitué intact. |
| Objectif | Engager le client et couvrir les premiers frais. | Couvrir d’éventuels dommages ou pertes. |
4. Obligations et Responsabilités de Chaque Partie
Cette clause répartit les tâches et les risques.
Obligations du Prestataire :
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Fournir une prestation conforme au devis et aux règles d’hygiène et de sécurité (HACCP).
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S’assurer que son personnel est formé et assuré.
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Respecter les horaires convenus.
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Nettoyer les espaces de préparation et de service utilisés.
Obligations du Client :
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Fournir un lieu conforme aux besoins : accès, points d’eau et d’électricité suffisants et aux normes, espaces de préparation et de stockage propres et sécurisés.
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Obtenir et fournir les autorisations nécessaires (terrasse, musique, occupation de l’espace public).
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Souscrire une assurance responsabilité civile pour l’événement couvrant les dommages qui pourraient survenir.
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Informer de tout règlement particulier du lieu.
Note importante pour les clients : Votre responsabilité quant à la légalité de l’événement et à la sécurité du lieu (issues de secours dégagées, capacité d’accueil) est engagée. Le traiteur n’est pas responsable des manquements à ces obligations légales qui relèvent de l’organisateur.
5. Annulation, Report et Force Majeure
L’imprévu doit être contractuellement prévu.
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Annulation par le Client : Elle doit être formalisée par écrit. Le contrat prévoit généralement des pénalités progressives :
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Plus de 90 jours avant : remboursement de l’acompte (ou non, selon le contrat).
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Entre 90 et 30 jours avant : rétention d’un pourcentage de l’acompte.
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Moins de 30 jours avant : rétention de la totalité de l’acompte, voire facturation d’un pourcentage du montant total, car les achats sont faits et la date est perdue.
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Annulation par le Prestataire : Engagement à rembourser intégralement les sommes versées. Une clause de « sous-traitance de confiance » en cas d’empêchement majeur peut être prévue.
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Report : Possibilité, sous réserve de disponibilité, de reporter l’événement à une date ultérieure, sans pénalité ou avec des frais de réorganisation.
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Force Majeure : Événements imprévisibles, irrésistibles et extérieurs (catastrophe naturelle, pandémie majeure, ordre gouvernemental) libèrent généralement les deux parties de leurs obligations sans indemnité.
6. Aspects Légaux et Assurances
Une protection indispensable.
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Assurances du Prestataire : Le traiteur doit justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages causés aux biens et aux personnes pendant la prestation, ainsi qu’une assurance tous risques matériel pour son équipement.
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Assurances du Client : Comme mentionné, une RC événementielle est fortement recommandée.
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Législation : Le contrat est soumis au droit français. Toute contestation relève généralement des tribunaux du lieu du siège social du prestataire.
Annexes Indispensables à Joindre au Contrat
Le contrat est le cadre, les annexes en sont les détails techniques. Elles font partie intégrante du contrat.
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Annexe 1 : Devis détaillé et signé.
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Annexe 2 : Menu validé et paraphé.
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Annexe 3 : Plan de salle et planning horaire détaillé (montage, service, démontage).
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Annexe 4 : Fiche technique du lieu (plan des accès, points d’eau/électricité).
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Annexe 5 : Liste du matériel fourni (avec photos et valeur pour la caution si besoin).
Modèle Type de Structure de Contrat (à personnaliser)
Voici un squelette que vous pouvez adapter. Ceci est un exemple informatif et ne constitue pas un avis juridique.
CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICE D’EXTRA-RESTAURATION
Entre la société [NOM du Traiteur], située [Adresse], SIRET [Numéro], ci-après désignée « le Prestataire »,
Et M./Mme/M. [Nom du Client], situé(e) [Adresse], ci-après désigné(e) « le Client »,
Il a été convenu ce qui suit :
Article 1 – Objet
Le présent contrat a pour objet la prestation de service de traiteur décrite en Annexes, pour l’événement « [NOM de l’Événement] » qui se déroulera le [Date] à [Lieu exact].
Article 2 – Prestations
Les prestations sont décrites en détail dans les Annexes 1 à 5 jointes, qui font partie intégrante du contrat. Toute modification devra faire l’objet d’un avenant signé par les deux parties.
Article 3 – Conditions Financières
3.1. Le montant total de la prestation s’élève à [Montant] Euros TTC.
3.2. Paiement : Un acompte de [%] (soit [Montant] €) est dû à la signature. Le solde de [Montant] € est payable au plus tard le [Date avant l’événement].
3.3. Une caution de [Montant] € pour le matériel est à remettre le jour de l’événement, restituée sous 7 jours après vérification.
Article 4 – Obligations des Parties
(Reprendre les points évoqués dans le guide)
Article 5 – Annulation
(Détailler le barème de pénalités selon le délai)
Article 6 – Assurance et Responsabilité
(Préciser les assurances requises)
Article 7 – Litiges
(Préciser la juridiction compétente)
Fait à [Ville], le [Date]
En deux exemplaires originaux.
Le Prestataire Le Client
[Signature et cachet] [Signature]
FAQ : Vos Questions sur le Contrat d’Extra-Restauration
Q1 : Puis-je négocier les clauses d’un contrat type proposé par un traiteur ?
R : Absolument. Un contrat est un accord mutuel. Si certaines clauses vous semblent déséquilibrées ou floues, discutez-en. Un professionnel sérieux sera ouvert à clarifier ou ajuster certains points, dans la limite du raisonnable, pour trouver un terrain d’entente.
Q2 : Que se passe-t-il si le nombre final de convives est inférieur au devis initial ?
R : Tout dépend du délai de modification. Pour les denrées périssables (poisson, viande), une diminution significative à moins de 72-48h peut ne pas entraîner de réduction proportionnelle, les achats étant déjà effectués. Une diminution annoncée suffisamment à l’avance (7-10 jours) permet généralement un ajustement du prix. C’est une clause à anticiper lors de la rédaction.
Q3 : Le traiteur est-il responsable de l’hygiène et de la sécurité alimentaire sur un lieu extérieur ?
R : Oui, c’est sa responsabilité première. Il doit appliquer la méthode HACCP, même en condition mobile : maintien des chaînes du chaud et du froid, équipements adaptés (armoires réfrigérées, réchauds), lavage des mains pour le personnel. Il peut refuser de servir si les conditions sanitaires de base (eau potable, électricité) ne sont pas réunies.
Q4 : Dois-je prévoir un avenant au contrat si je veux ajouter un dessert de dernière minute ?
R : Idéalement, oui. Pour toute modification substantielle du service, un avenant (même simple, par email) qui précise l’ajout, son coût et son impact éventuel sur le planning est la meilleure pratique. Cela évite les surprises sur la facture finale.
Q5 : Qui est responsable des dommages causés par un invité sur le matériel du traiteur ?
R : En principe, le Client, en tant qu’organisateur de l’événement, est responsable des dommages causés par ses invités. C’est l’objet de la caution et de sa RC événementielle. Le contrat doit préciser la procédure et les tarifs de remplacement en cas de casse ou de perte.
Ressource Supplémentaire
Pour approfondir vos connaissances et vous aider dans la préparation logistique, nous vous recommandons de consulter le Guide des Bonnes Pratiques d’Hygiène en Restauration Commerciale (GBPH) édité par le Ministère de l’Agriculture. Bien que technique, sa compréhension est utile pour évaluer les exigences auxquelles votre prestataire doit se conformer, même en extra. De plus, le site de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat de votre région propose souvent des modèles de contrats types et des conseils juridiques adaptés aux métiers de la restauration.
Conclusion
Un modèle de contrat extra restauration bien construit est bien plus qu’un formulaire administratif ; c’est l’architecte invisible d’un événement réussi. Il transforme un accord verbal en un partenariat structuré, définit avec précision les rôles de chacun et prévoit les solutions face aux aléas. Pour le client, c’est la garantie d’une prestation conforme à ses attentes. Pour le traiteur, c’est un outil de professionnalisme qui sécurise son activité et son équipe. Investir du temps dans sa rédaction et sa lecture attentive est l’assurance de célébrer ou d’organiser en toute tranquillité, laissant le plaisir et la gourmandise au centre de l’attention.
